Hvorfor “Mit Firma”
Det handler om virksomhedskultur. Implementering af strategi er lettere sagt end gjort, hvis man primært har møder og mails som kommunikationskanal.
Sammenhold på tværs af virksomheden kræver, at vi kommunikerer i nuet – ellers kommer der en inderkreds og en periferi. Inderkredsen hører virksomhedens nyheder til frokost, andre får nys om dem dagen efter, og medarbejderne yderst i periferien får nyhederne serveret i en alle-mail, der er samlet til bunke i. Den sidste gruppe bliver meget bevidste om at “alle andre” vidste noget – undtagen mig.
Det duer ikke. I en virksomhed skal alle informeres nogenlunde samtidig for ikke at skabe distance.
“
Jeg er vild med, at jeg løbende kan følge med i, hvad der sker hos kollegaerne. Jeg bruger mest appen til at kommunikere via telefonlisten. Appen er brugervenlig og super effektiv i min hverdag!’’
– David Theilgaard, Serviceleder, SIF Gruppen A/S
“
Appen er blevet et værktøj, som vi dagligt bruger på alle niveauer i virksomheden, og det er blevet meget nemmere at kommunikere med hinanden. Jeg synes, det er hyggeligt at følge med i, hvad mine kollegaer laver, og hvad der rør sig i virksomheden.”
– Lisbeth, Administrativ assistent, SIF Gruppen A/S
Tone of Voice
Det er vigtigt, at det er professionelle, positive ildsjæle, der sætter scenen og tonen. Det præger. Det er især en fordel, hvis kommunikationen kan blive lidt løsere end i klassiske mails – de er som oftest ikke særligt indbydende. Faktisk nærmere lidt kolde.
Og det er hagen ved digital kommunikation generelt: Vi kommer til at mangle den menneskelige interaktion. Det venlige ansigt. Hvis alt bliver “to the point”, korrekt og professionelt, mister det al varme. Og det kan vi mennesker ikke undvære, uden at det præger os negativt.
Man siger at “venlighed er den vigtigste valuta” – og vi er supergode til at være venlige og varme i vores kundekommunikation – men når det kommer til intern kommunikation, kan vi godt falde i den “professionelle” grøft, hvor vi bliver mere rationelle, end hvad godt er. Og det er bare lettere med en munter tone i små, hurtige opslag med billeder, der gerne må være lidt sjove.
Nyhedsfeed
Det centrale element er nyhedsfeedet. Det består af nyheder fra de grupper, du er tilmeldt. Er der noget, som ledelsen vil sikre sig alle i virksomheden får læst, kan det gøres “sticky” og ligge øverst i dit feed, indtil du har tilkendegivet, at det er læst. Det er supervigtigt, når der f.eks. er en sikkerhedsbrist eller noget andet alvorligt, som alle skal vide og forstå, hvordan de håndterer.
Trafikdrivere
Når der er nyt indhold i appen, vises det med et lille rødt badge på selve app-ikonet. Og så kan I selvfølgelig benytte jer af push-beskeder, når noget er vigtigt nok. Push skal benyttes varsomt, ellers støjer det.
Sådan opretter du opslag
Afstemninger
Er du glad for den nye kantineordning? Frokosten er vigtigt. Og det er vigtigt at holde leverandøren på tæerne. En hurtig poll på stemningen omkring kantineordningen er kvalificeret input til dialog med leverandøren. Juletræsfest for de små – skal den holdes i hhv. Fredericia og i Silkeborg eller er det mere festligt, at vi samles allesammen? Der er masser af ting, I kan erfare på den hårde måde (som f.eks. ved lav deltagelse), men som I formentlig hellere vil tage en pejling på, inden der planlægges noget endeligt.
Inviter
Det er lige til at gå til at lave en invitation. Og gøre den indbydende, så den passer til lejligheden. Du kan arbejde med farvetema, billeder eller animationer, skrifttyper og svarmuligheder. Og selvfølgelig har invitationen en udløbsdato. Du kan løbende følge med i, hvem der er tilmeldt og sende overblikket til dig selv eller en kollega som regneark.
Engagement
Det klassiske intranet er gerne velskrevet, redigeret professionelt og “ejet af” en lille kreds, der sikrer høj kvalitet. Og det kan noget.
Men det får samtidig let karakter af information snarere end kommunikation. De lidt løsere rammer, som en app tilbyder, lægges der op til to-vejs kommunikation. Interaktion. Engagement. De menige medarbejdere er med på linjen.
Det kan være bøvlet, når der er utilfredshed. Men det er bedre, at det er ude i det åbne, end at det udmønter sig i brok ved kaffemaskinen. Ofte er brok en ægte og vigtig indikation af, at der er plads til forbedring.
Styr på data
Der er rigtig meget indhold, der strengt taget ikke skal ligge på Facebook. Så hvordan får vi styr på det?
Det gør vi ved at tilbyde et alternativ. Faktisk er der også medarbejdere, der ikke har en Facebook-profil. Og det er endnu en grund til at tilbyde et alternativ. Så vi allesammen kan være med.
Kalender
Med appen kan du se vagtplaner, fødselsdage og booke mødelokaler.
Indbygget sikkerhed
Noget af det smarte ved adgang til apps er, at man kan logge ind via telefonen med face-id eller pinkode. Det er enkelt.
Mit Firma kan kun anvendes, hvis der er etableret sikkerhed på telefonen. Dvs at du ikke kan få adgang til indholdet, hvis du ikke som minimum har pinkode eller face-id aktiveret på din telefon.
Reolen
Har din virksomhed en række dokumenter, guides eller håndbøger? Med reolen er de altid nemt tilgængelige for alle medarbejdere.
Hvad spørger IT-afdelingen om?
1: Hvis man sletter en gruppe – forsvinder data så?
Nej, data ligger fortsat i databasen. Når man sletter en gruppe sker der bare det, at parameteren visible sættes til false.
2: Back-up historik
Der tilknyttes en “Bucket” til projektet. Her lægges dagligt en back-up. Den får lov at lige 30 dage tilbage (men vi kan aftale noget andet), så den ikke fylder alt for meget.
Får man brug for indholdet fordi data i appen er korrumperet (burde ikke ske) – så restore man oven i den eksisterende database og overskriver de ødelagte data med den seneste sunde version – det er det indhold alle brugerne ser i appen.
Får man derimod brug for backuppen, fordi man vil kunne bevise, at der har eksisteret data den og den dato som efterfølgende er slettet, restores til en anden “collection”. Her får man et kig ned i selve databasen. Dvs. at data er tilgængelige og kan ses via Googles interface (FireBase) som ikke er super pædagogisk for ikke teknisk kyndige – men sagtens vil kunne læses af jeres IT-afdeling.
3: GDPR
Alle data ligger i jeres egne kernesystemer eller i Firebase (Googles cloud-løsning). I har en unik og afgrænset adgang til Firebase dvs. jeres helt egen. Miracle har ikke nødvendigvis adgang. Det betyder, at ingen data opbevares af Miracle. Vi vil, imens vi bidrager med opsætning af løsningen, have brug for adgang. Det har vi også brug for, hvis vi skal supportere jer ad-hoc. I den forbindelse kan vi indgå en databehandleraftale.
Vil du vide mere?
Læs mere her